Overtuigt Nationaal Plan MVI u tot structurele inbedding van Social Return?

Het lijkt wel of vrijwel elke aanbesteding tegenwoordig een Social Return verplichting bevat. Stel u hebt een werkpakket gegund gekregen van een overheidsorganisatie en krijgt er een Social Return verplichting bij. Dan moet u mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt aannemen of op een andere manier aantonen dat u een bijdrage levert aan arbeidsmarktvraagstukken. Gaat u dan aan de slag voor deze ene verplichting? Of levert het u meer op als Social Return toch al in uw organisatie is ingebed? Het Nationaal plan Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI) trekt steeds meer ondernemers over de streep om echt werk te maken van Social Return.

Van moetje naar doelstelling: van verplichting naar ambitie

Helaas zien organisaties Social Return vaak nog als een verplichting vanuit een aanbesteding, een moetje, en niet als een mooie opgave of een ambitie. Zonde. Want Social Return is hot en het inbedden van Social Return in de volledige organisatie is iets waar u als organisatie niet meer aan ontkomt. Dat zou u ook niet moeten willen overigens.

Social Return is net zoals Diversiteit & Inclusie onderdeel van Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO). Steeds meer overheidsinstellingen passen MVO steeds breder toe in het nieuwe beleid als het gaat om opdrachtgeven en inkopen (MVOI). De thema’s komen terug in het volledige traject van planvorming tot en met de uitvoering van aanbestedingen. Van visievorming tot opdrachtgeven. De gehele organisatie van de aanbestedende dienst zal zich steeds meer (moeten) gaan inzetten voor het bereiken van de doelen, zoals die uitgewerkt zijn in het Nationaal plan Maatschappelijk Verantwoord Inkopen 2021-2025.

Wat betekent het Nationaal plan Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI) voor u?

U zult als organisatie door overheidsinstellingen steeds meer uitgedaagd worden om thema’s als Diversiteit & Inclusie, MVO en Social Return structureel in te bedden in uw onderneming. Het Nationaal Plan heeft als doel om een krachtige impuls te geven aan de toepassing van MVI door overheden, zodat er meer impact ontstaat in de markt. Belangrijke stappen die genoemd worden zijn; meer kennis delen en het stellen van KPI’s en inkoopdoelen waarbij maatschappelijke doelen niet meer vrijblijvend zijn opgenomen (in bijvoorbeeld aanbestedingen). MVI zal een steeds groter onderdeel uit gaan maken en onderhevig zijn aan evaluaties en verantwoording. Het is dus simpel; u doet mee of u krijgt geen opdrachten meer vanuit de overheidsinstellingen gegund.

Maak werk van Social Return!

SROI Specialist juicht de toepassing van Social Return uiteraard toe. Wij zeggen u niet voor niets: Maak werk van Social Return! Dagelijks helpen wij organisaties om aan de slag te gaan met Social Return en dit structureel in te bedden in cultuur en bedrijfsprocessen over de volledige breedte van de organisatie. Voor u kunnen wij bijvoorbeeld starten met onze SROI Quick Scan waarbij we analyseren wat uw organisatie – al dan niet onbewust – al doet op het gebied van Social Return. Daarna komen we met een to the point advies over welke stappen u kunt zetten om direct werk te maken van Social Return.

Daarnaast kunnen we ondersteunen in kennisdeling met ons trainingsaanbod, in de inventarisatie van uw SROI-verplichtingen, advies over de invulling, ondersteuning bij de rapportage, verantwoording en monitoring van alle SROI-activiteiten.

Social Return als onze gedeelde doelstelling

Dit doen wij niet alleen om u voor te bereiden op het moment dat deze thema’s minder vrijblijvend zijn, maar ook om Social Return een succes te laten zijn voor uw organisatie. In onze volgende blog gaan we nader in op alle voordelen, waarom Social Return zo belangrijk is voor organisaties en wat de belangrijkste redenen zijn om er direct werk van te maken.

Meer weten over wat SROI Specialist voor u kan betekenen? Neem dan contact met ons op. Wij helpen u graag!

Social Return verplichting invullen, het begint direct na publicatie van een aanbesteding

Al gaan rennen voor het startschot heeft geklonken? Dat klinkt niet logisch en Femke Bol zal het u waarschijnlijk afraden. Wij raden het u juist aan om al bij de publicatie van een aanbesteding te gaan rennen om uw Social Return verplichting te halen. Waarom? Dat leest u hier.

Vroeg starten met Social Return is nooit voor niets

U kunt niet vroeg genoeg met Social Return (SROI) beginnen. Wij zeggen zelfs; begin direct na publicatie van een aanbesteding. In de aanbestedingsdocumenten is aangegeven aan welke eisen uw SROI-invulling moet voldoen. Het is daarom ook belangrijk om tijdens het analyseren van de aanbestedingsdocumenten goed te kijken wat de verplichting omhelst en in te schatten welke impact dit heeft op uw organisatie op enig moment. Wat kunt u alvast voorbereiden? Waar moet u sowieso mee aan de slag? Zet uw organisatie alvast in beweging voor het behalen van de SROI-verplichting die u straks wellicht zal krijgen.

Bang om voor niets te sprinten? SROI-inspanning is nooit voor niets geweest. Voor uw volgende aanbesteding heeft u alvast een paar stappen voorsprong.

Een goede start met en Plan van Aanpak

Soms vraagt een aanbesteder direct een Plan van Aanpak met betrekking tot SROI. Als dit het geval is en u gaat aan de slag met het schrijven, spitst u het plan dan zoveel als mogelijk toe op wat uw opdrachtgever belangrijk vindt. In de aanbestedingsdocumenten staat al beschreven hoe u de verplichting moet invullen en hoe u uw SROI-inspanning moet verantwoorden. Bespreek in uw organisatie wat u al doet of waar u een stapje extra zou kunnen zetten. Komt u er niet achter wat uw opdrachtgever belangrijk vindt? Dan biedt de vragenronde u een kans om daarachter te komen.

Meters winst via de vragenronde

Roept de SROI-verplichting vragen bij u op? Dan kunt u na publicatie van de aanbesteding vragen stellen aan de opdrachtgever. Dit kan door gebruik te maken van de vragenrondes (meestal Nota van Inlichtingen genoemd). Deze vragenronde is uw kans om informatie te vergaren waarmee u een sterker plan kunt schrijven.

Een goede reden om vragen te stellen is als u in de aanbesteding wordt gevraagd uw SROI-verplichting in te vullen binnen de opdracht. U wordt dan verplicht om mensen uit de SROI-doelgroep in te zetten voor de te gunnen opdracht, soms ook nog beperkt door de eis dat deze mensen uit een bepaalde regio komen. Bij specialistisch werk blijkt dat later vaak een eis die niet realistisch is. Behelst de opdracht bijvoorbeeld een IT- implementatie dan heeft u te maken met een tekort op de arbeidsmarkt en wellicht niemand in de doelgroepen meet de juiste kwalificaties om mee te werken aan de opdracht. Kunt u geen invulling geven door mensen aan te nemen? Dan loont het zeker om te vragen of de SROI-verplichting
ook buiten de opdracht ingevuld mag worden (bijvoorbeeld met andere MVO-activiteiten). Vraag ook aan welke activiteiten ze dan de voorkeur geven.

Het komt ook voor dat in de publicatie van een aanbesteding al een lijstje is opgenomen van welke activiteiten nog meer zijn toegestaan. Probeer in dat geval via de vragenronde of uw opdrachtgever er voor open staat deze kaders te verruimen, zodat mogelijk meer van uw activiteiten mee kunnen tellen om uw SROI-verplichting te behalen.

Voorsprong vergroten binnen 7 dagen na gunning

In de aanbestedingsdocumenten staat ook hoe u de SROI-verplichting dient te verantwoorden. Zoals de regel dat u binnen 7 dagen na gunning contact op moet nemen met de opdrachtgever om uw Plan van Aanpak voor de SROI-invulling te bespreken. We horen nog te vaak dat partijen dit vergeten te doen. Een gemiste kans! Want op dit soort momenten zal een Projectleider SROI van de opdrachtgever bereid zijn met u mee te denken over hoe u uw SROI-invulling zo goed mogelijk kunt aanpakken. Ook kunt u uw proactieve houding laten zien. Als u al een aantal SROI-activiteiten heeft voorbereid, bijvoorbeeld dat er
de komende maand medewerkers uit de doelgroepen bij u kunnen starten, maakt u meteen een goede indruk.

5 Tips van SROI Specialist

Al het bovenstaande is samen te vatten in deze 5 tips:

1. Lees de aanbestedingsdocumenten goed door zodat u goed begrijpt wat er van u verwacht wordt op het gebied van Social Return.
2. Zijn er onduidelijkheden in de aanbesteding? Wilt u checken of en welke alternatieve activiteiten zijn toegestaan als invullen binnen de opdracht lastig is? Of wilt u erachter komen wat de opdrachtgever belangrijk vindt? Benut dan de vragenronde(s).
3. Betrek uw organisatie (en uw leveranciers) al bij de inschrijving op de aanbesteding om te kijken hoe u de verplichting kunt invullen. Bereid uw SROI-activiteiten waar mogelijk alvast voor.
4. Neem direct na gunning contact op met de Projectleider SROI.
5. Gebruik de mogelijkheid om de Projectleider SROI mee te laten denken hoe u zo goed mogelijk invulling geeft.

Behoefte aan meer tips of een adviesgesprek over Social Return?

SROI Specialist kan u niet alleen helpen met waar u op moet letten in de aanbestedingsdocumenten en met welke vragen u kunt stellen over uw SROI-verplichting, maar ook onderzoeken wat u al aan SROI doet, adviseren wat u zou kunnen doen, helpen met een Plan van Aanpak SROI en vertellen hoe u uw eigen leveranciers kunt betrekken in het invullen van uw verplichting.

SROI een gezamenlijke verantwoordelijkheid van opdrachtgever en opdrachtnemer

Gefeliciteerd u heeft een aanbesteding gewonnen! Zodra u het verlossende bericht ontvangt, viert u het met het team. Goed voorbereid als u bent (of denkt te zijn) zet u acties in gang om het werkpakket zo goed mogelijk voor uw nieuwe opdrachtgever uit te voeren. Maar dan krijgt u bericht van uw opdrachtgever. “Kunt u uw plan van aanpak voor de invulling van uw Social Return verplichting bij ons aanleveren?”. Oeps…weg feeststemming. Mogelijk herkent u zich in bovenstaand verhaal? Lees in enkele minuten wat u het beste kunt doen.

Waar is het plan van aanpak?

Daar heeft u niet meer aan gedacht. U heeft nog geen Plan van Aanpak opgesteld met uitleg over hoe u de Social Return verplichting gaat invullen. Een Social Return verplichting, wat is dat ook alweer? U herinnert zich hierover wel iets in de aanbestedingsdocumenten gelezen te hebben, maar daar is het ook bij gebleven. U heeft het daarna gelaten voor wat het was, Maar nu blijkt dat u in de afgelopen weken echt iets voor deze SROI-verplichting had moeten doen naast het opstarten van de dienstverlening.

Waar begint u? U leest in de informatie over Social Return verplichting dat u mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt aan moet nemen. U heeft op dit moment geen vacatures en geen flauw idee hoe u dit moet aanpakken. U bespreekt het met de afdeling HR, die geeft aan hier ook niet eerder mee te maken gehad te hebben. Er gaan twee weken voorbij en opnieuw krijgt u een bericht van uw opdrachtgever. Hoe staat het met het Plan van Aanpak?

Kortom; u wordt overvallen met deze verplichting, u heeft hier geen of niet voldoende kennis van en weet niet waar u moet beginnen. De verantwoording rust op u.  Het plan van aanpak ligt op uw bordje als een olifant die u niet zomaar even op kunt eten.

Hulp uit onverwachte hoek?

U bent inderdaad verantwoordelijk voor deze verplichting, maar uiteraard heeft uw opdrachtgever er ook belang bij dat u aan uw Social Return verplichting kunt voldoen. U deelt deze verantwoordelijk dus. Heeft u er wel eens over nagedacht om in gesprek te gaan met de Projectleider Social Return van uw opdrachtgever? De Projectleider kan dan in het begin van het traject met u meedenken hoe u zo goed mogelijk invulling kunt geven. U bespreekt wat uw core business is, wat u (mogelijk onbewust) al doet aan Social Return activiteiten en wat voorbeelden zijn van wat u als extra inspanning zou kunnen doen.

De Projectleider Social Return helpt u om de onbekende materie behapbaar te maken en om de spreekwoordelijke olifant in plakjes te benaderen. En dan is die olifant een stuk beter te verteren! Hij of zij denkt met u mee in de vertaling van de SROI-verplichting naar uw organisatie.

Het belang voor de opdrachtgever wordt door opdrachtnemers vaak vergeten, maar is net zo groot als dat van u. Immers met het invullen van de Social Return verplichting draagt u iets bij aan de ambities van uw opdrachtgever. De ambitie om iedereen mee te laten doen aan de samenleving en om samen (met het bedrijfsleven) maximale positieve sociale impact te maken.

Meer hulp vindt u bij ons

Wilt u weten wat u nog meer kunt doen om uw SROI-verplichting goed in te vullen? De SROI Specialist kan u niet alleen helpen in de gesprekken met uw opdrachtgevers, maar ook onderzoeken wat u al aan SROI doet, adviseren wat u zou kunnen doen en vertellen hoe u uw eigen leveranciers kunt betrekken in het invullen van uw verplichting (scheelt ook weer een stukje olifant).

Meer weten?

Niet nakomen van een Social Return verplichting mogelijk van invloed op volgende gunningen

De Social Return verplichting (afgekort: SROI-verplichting) komt steeds vaker voor in aanbestedingen. Was deze verplichting eerder nog een ‘inspanningsverplichting’, tegenwoordig wordt deze verplichting opgenomen als ‘resultaatverplichting’ met bijbehorende boeteclausules. Aantonen dat u uw best heeft gedaan is dus niet meer voldoende, men wil resultaat zien. Niet nakomen van de verplichting leidt mogelijk tot boetes en kan van invloed zijn op volgende gunningen.

De SROI-verplichting

Social Return is een aanpak om arbeidsparticipatie te stimuleren en meer werkgelegenheid te creëren voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Met een SROI-verplichting stimuleren overheidsinstanties het bedrijfsleven om zich hiervoor in te spannen en om invulling te geven aan Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO).

Ondanks dat het een Social Return verplichting betreft, geven opdrachtnemers vanuit het bedrijfsleven hier vaak geen of onvoldoende invulling aan. Er zijn herinneringen vanuit de overheidsinstanties nodig – en zelfs boeteclausules – om partijen te bewegen daadwerkelijk SROI-activiteiten te ondernemen. Het niet nakomen van deze verplichting is niet iets om lichtzinnig overheen te stappen. De impact hiervan wordt in onvoldoende mate overzien.

Waarom hoort u dan nooit over boetes?

“Maar ik hoor nooit over boetes” hoor ik u denken. Dat klopt, het opgelegd krijgen van een boete is geen populair onderwerp voor in de nieuwsbrief. Dat u er niet veel over hoort, wil zeker niet zeggen dat er geen boetes worden opgelegd. Zou u ermee te koop lopen dat u een SROI-verplichting vanuit een aanbesteding niet bent nagekomen? Dat u geen extra bijdrage heeft geleverd om mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt aan het werk te helpen? Overheidsinstanties gaan steeds meer handhaven op het nakomen van de SROI-verplichting. Heeft u de aanbestedingsdocumenten goed nagelezen of er een SROI-verplichting is opgenomen? Heeft u al een herinnering gehad? Onderneem dan direct actie.

Niet nakomen van de verplichting is van invloed op uw geloofwaardigheid

Ook als er geen boeteclausule is opgenomen in de aanbesteding is het raadzaam om actie te ondernemen.

Maatschappelijke thema’s zoals Circulariteit, Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen en de ontwikkelingen op de arbeidsmarkt (krapte en schaarste) komen steeds meer terug in de onderwerpen die u dient uit te werken in uw inschrijving. Hoe geloofwaardig is uw inschrijving over bijvoorbeeld arbeidsmarktthema’s en goed werkgeverschap als u in de vorige aanbesteding uw SROI-verplichting niet bent nagekomen? Heeft u aangetoond geen invulling te geven aan de SROI-verplichting, dan zal dit – al dan niet onbewust – meewegen in de beoordeling van uw volgende inschrijving.

Loop geen risico

Maak vandaag nog werk van Social Return. Maak de omvang van de SROI-verplichtingen inzichtelijk, maak een plan, geef invulling aan Social Return en rapporteer aan de betreffende overheidsinstantie.

Schrijft u in op een aanbesteding en wilt u weten waar u rekening mee dient te houden en waar u op moet letten? Binnenkort publiceren we hier een blog over.

Heeft u hulp nodig bij uw SROI-verplichtingen? Neem dan contact met ons op.