Social Return verplichting invullen, het begint direct na publicatie van een aanbesteding

Al gaan rennen voor het startschot heeft geklonken? Dat klinkt niet logisch en Femke Bol zal het u waarschijnlijk afraden. Wij raden het u juist aan om al bij de publicatie van een aanbesteding te gaan rennen om uw Social Return verplichting te halen. Waarom? Dat leest u hier.

Vroeg starten met Social Return is nooit voor niets

U kunt niet vroeg genoeg met Social Return (SROI) beginnen. Wij zeggen zelfs; begin direct na publicatie van een aanbesteding. In de aanbestedingsdocumenten is aangegeven aan welke eisen uw SROI-invulling moet voldoen. Het is daarom ook belangrijk om tijdens het analyseren van de aanbestedingsdocumenten goed te kijken wat de verplichting omhelst en in te schatten welke impact dit heeft op uw organisatie op enig moment. Wat kunt u alvast voorbereiden? Waar moet u sowieso mee aan de slag? Zet uw organisatie alvast in beweging voor het behalen van de SROI-verplichting die u straks wellicht zal krijgen.

Bang om voor niets te sprinten? SROI-inspanning is nooit voor niets geweest. Voor uw volgende aanbesteding heeft u alvast een paar stappen voorsprong.

Een goede start met en Plan van Aanpak

Soms vraagt een aanbesteder direct een Plan van Aanpak met betrekking tot SROI. Als dit het geval is en u gaat aan de slag met het schrijven, spitst u het plan dan zoveel als mogelijk toe op wat uw opdrachtgever belangrijk vindt. In de aanbestedingsdocumenten staat al beschreven hoe u de verplichting moet invullen en hoe u uw SROI-inspanning moet verantwoorden. Bespreek in uw organisatie wat u al doet of waar u een stapje extra zou kunnen zetten. Komt u er niet achter wat uw opdrachtgever belangrijk vindt? Dan biedt de vragenronde u een kans om daarachter te komen.

Meters winst via de vragenronde

Roept de SROI-verplichting vragen bij u op? Dan kunt u na publicatie van de aanbesteding vragen stellen aan de opdrachtgever. Dit kan door gebruik te maken van de vragenrondes (meestal Nota van Inlichtingen genoemd). Deze vragenronde is uw kans om informatie te vergaren waarmee u een sterker plan kunt schrijven.

Een goede reden om vragen te stellen is als u in de aanbesteding wordt gevraagd uw SROI-verplichting in te vullen binnen de opdracht. U wordt dan verplicht om mensen uit de SROI-doelgroep in te zetten voor de te gunnen opdracht, soms ook nog beperkt door de eis dat deze mensen uit een bepaalde regio komen. Bij specialistisch werk blijkt dat later vaak een eis die niet realistisch is. Behelst de opdracht bijvoorbeeld een IT- implementatie dan heeft u te maken met een tekort op de arbeidsmarkt en wellicht niemand in de doelgroepen meet de juiste kwalificaties om mee te werken aan de opdracht. Kunt u geen invulling geven door mensen aan te nemen? Dan loont het zeker om te vragen of de SROI-verplichting
ook buiten de opdracht ingevuld mag worden (bijvoorbeeld met andere MVO-activiteiten). Vraag ook aan welke activiteiten ze dan de voorkeur geven.

Het komt ook voor dat in de publicatie van een aanbesteding al een lijstje is opgenomen van welke activiteiten nog meer zijn toegestaan. Probeer in dat geval via de vragenronde of uw opdrachtgever er voor open staat deze kaders te verruimen, zodat mogelijk meer van uw activiteiten mee kunnen tellen om uw SROI-verplichting te behalen.

Voorsprong vergroten binnen 7 dagen na gunning

In de aanbestedingsdocumenten staat ook hoe u de SROI-verplichting dient te verantwoorden. Zoals de regel dat u binnen 7 dagen na gunning contact op moet nemen met de opdrachtgever om uw Plan van Aanpak voor de SROI-invulling te bespreken. We horen nog te vaak dat partijen dit vergeten te doen. Een gemiste kans! Want op dit soort momenten zal een Projectleider SROI van de opdrachtgever bereid zijn met u mee te denken over hoe u uw SROI-invulling zo goed mogelijk kunt aanpakken. Ook kunt u uw proactieve houding laten zien. Als u al een aantal SROI-activiteiten heeft voorbereid, bijvoorbeeld dat er
de komende maand medewerkers uit de doelgroepen bij u kunnen starten, maakt u meteen een goede indruk.

5 Tips van SROI Specialist

Al het bovenstaande is samen te vatten in deze 5 tips:

  1. Lees de aanbestedingsdocumenten goed door zodat u goed begrijpt wat er van u verwacht wordt op het gebied van Social Return.
  2. Zijn er onduidelijkheden in de aanbesteding? Wilt u checken of en welke alternatieve activiteiten zijn toegestaan als invullen binnen de opdracht lastig is? Of wilt u erachter komen wat de opdrachtgever belangrijk vindt? Benut dan de vragenronde(s).
  3. Betrek uw organisatie (en uw leveranciers) al bij de inschrijving op de aanbesteding om te kijken hoe u de verplichting kunt invullen. Bereid uw SROI-activiteiten waar mogelijk alvast voor.
  4. Neem direct na gunning contact op met de Projectleider SROI.
  5. Gebruik de mogelijkheid om de Projectleider SROI mee te laten denken hoe u zo goed mogelijk invulling geeft.

Behoefte aan meer tips of een adviesgesprek over Social Return?

SROI Specialist kan u niet alleen helpen met waar u op moet letten in de aanbestedingsdocumenten en met welke vragen u kunt stellen over uw SROI-verplichting, maar ook onderzoeken wat u al aan SROI doet, adviseren wat u zou kunnen doen, helpen met een Plan van Aanpak SROI en vertellen hoe u uw eigen leveranciers kunt betrekken in het invullen van uw verplichting.