Succesvolle toepassing van Social Return in aanbestedingen
In de hedendaagse aanbestedingsprocessen is het integreren van Social Return een steeds prominentere factor. Echter, de praktische uitvoering en formulering van deze verplichting blijven vaak achter bij de intenties/doelstellingen. Dit kan leiden tot onduidelijkheden en onuitvoerbare eisen, met als gevolg dat zowel aanbestedende diensten als inschrijvers niet optimaal profiteren van de mogelijkheden die Social Return biedt. Daarom is het cruciaal dat we naar een meer op maat gemaakte aanpak evolueren, die niet alleen rekening houdt met de invulling van Social Return, maar ook met de formulering en de samenhang met de specifieke opdracht.
Te vaak zien we dat de toepassing van Social Return niet goed aansluit bij het gevraagde werkpakket in aanbestedingen. Dit kan resulteren in een gebrek aan begrip of betrokkenheid bij potentiële inschrijvers, vooral als ze onvoldoende kennis hebben van de materie. Deze mismatch kan leiden tot onuitvoerbare verplichtingen na de gunning van een project, waarbij de verantwoordelijkheid vaak ten onrechte volledig bij de opdrachtnemer wordt gelegd.
Daarom is het tijd voor een nieuwe aanpak. Een aanpak waarin niet alleen de invulling van Social Return als maatwerk wordt beschouwd, maar ook de formulering ervan. Dit vereist een nauwkeurige afstemming op de specifieke behoeften van zowel de opdrachtgever als de doelgroep van Social Return. Maatwerk is niet echt maatwerk is als de invulling binnen de opdracht nauwelijks mogelijk is.
Een typisch voorbeeld is het stellen van CV-eisen die niet overeenkomen met de kwaliteiten van mensen uit de Social Return doelgroep. Of het vragen om een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG), terwijl tegelijkertijd ex-gedetineerden worden voorgesteld als mogelijke invulling van Social Return, die vaak geen VOG kunnen verkrijgen. Deze schijnbare flexibiliteit in de kaders is dus in feite niet bestaand.
Het is daarom essentieel voor zowel Social Return coördinatoren als inkopers om niet alleen te kijken naar de invulmogelijkheden van de Social Return verplichting, maar ook naar de haalbaarheid en relevantie ervan in relatie tot de specifieke opdracht. Dit vraagt om een proactieve houding, waarbij men vanaf de publicatie van de aanbesteding de Social Return verplichting grondig bekijkt en afstemt op de uitvoerbaarheid binnen de eigen organisatie.
Een effectieve Social Return aanpak vereist een gedegen begrip van zowel de behoeften van de opdracht als de mogelijkheden en beperkingen van de doelgroep. Dit kan alleen als maatwerk in zowel de formulering als de invulling van Social Return centraal staat. Dan maken we met Social Return daadwerkelijke maximale sociale impact. En zetten we stappen vooruit op de weg naar duurzame en inclusieve aanbestedingen.
Om de toepassing van Social Return in aanbestedingen effectiever en passender te maken, zijn hier 5 belangrijke tips:
- Betrekken van de Social Return coördinator: Het is cruciaal om de Social Return coördinator al in een vroeg stadium te betrekken bij het opstellen van de aanbestedingsdocumenten. Deze expert kan waardevolle inzichten bieden over hoe Social Return effectief geïntegreerd kan worden, zodat het een meerwaarde biedt voor zowel de opdracht als de doelgroep.
- Maatwerk in Social Return beleid: Vermijd een ‘one size fits all’-benadering in uw Social Return documentatie. Kies in plaats daarvan voor een algemener Social Return beleid en pas dit specifiek aan voor elke aanbesteding of elk type aanbesteding. Dit zorgt ervoor dat de vereisten beter aansluiten bij de specifieke behoeften en mogelijkheden van elke aanbesteding.
- Social Return als onderdeel van de marktconsultatie: Neem Social Return op als een kernonderwerp tijdens marktconsultaties. Dit geeft u de kans om direct met de markt te bespreken welke invullingen van Social Return haalbaar en zinvol zijn. Deze dialoog kan leiden tot realistischere en effectievere Social Return vereisten.
- Continue betrokkenheid van de Social Return coördinator: Zorg ervoor dat de Social Return coördinator betrokken is bij het beantwoorden van vragen tijdens verschillende rondes van de aanbestedingsprocedure. Hun expertise is essentieel om duidelijke en nauwkeurige antwoorden te geven, wat leidt tot een beter begrip en implementatie van Social Return eisen.
- Voorbeelden in aanbestedingsdocumenten: Door voorbeelden van invulmogelijkheden op te nemen in de aanbestedingsdocumenten, maakt u het voor geïnteresseerde partijen duidelijker wat er verwacht wordt. Dit helpt niet alleen bij het concretiseren van verwachtingen, maar maakt het onderwerp ook levendiger en toegankelijker. Dit kan bijvoorbeeld door een verwijzing naar uw website waar voorbeelden van invullingen zijn uitgewerkt per branche.
SROI Specialist helpt bij de toepassing en invulling van Social Return. Heeft u vragen of wilt u eens van gedachten wisselen. Wij denken graag met u mee.
